Algemene Voorwaarden Expo Service EU
Laatst bijgewerkt 24 juli 2026
01. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Expo Service EU: de onderneming Expo Service EU, gevestigd aan Pottenbakkenstraat 26, 9403 VK Assen, Nederland.
Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Expo Service EU of een offerte aanvraagt.
Overeenkomst: iedere afspraak tussen Expo Service EU en de opdrachtgever over diensten, werkzaamheden, leveringen of projecten.
Diensten: alle werkzaamheden die Expo Service EU uitvoert, waaronder standbouw, modulaire beursstands, projectondersteuning, opbouw, afbouw, logistiek, transport, ontwerpbegeleiding en overige beursgerelateerde diensten.
02. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, diensten en werkzaamheden van Expo Service EU, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk door Expo Service EU zijn bevestigd.
Eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Expo Service EU deze schriftelijk accepteert.
04. Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand wanneer de opdrachtgever schriftelijk akkoord geeft op een offerte of voorstel van Expo Service EU.
Akkoord kan worden gegeven per e-mail, digitaal bericht, ondertekende offerte of andere schriftelijke bevestiging.
Wanneer Expo Service EU op verzoek van de opdrachtgever al start met werkzaamheden voordat een offerte formeel is ondertekend, geldt dit ook als akkoord op de opdracht en bijbehorende kosten.
05. Uitvoering van werkzaamheden
Expo Service EU voert de werkzaamheden naar beste inzicht, vermogen en vakmanschap uit.
Expo Service EU mag de uitvoering van werkzaamheden laten verrichten door derden, partners, zzp’ers of leveranciers wanneer dit nodig is voor een goede uitvoering van de opdracht.
De opdrachtgever zorgt ervoor dat alle informatie, tekeningen, bestanden, afmetingen, locatiegegevens, deadlines, standregels en andere benodigde gegevens tijdig en correct worden aangeleverd.
06. Ontwerpen, standpakketten en maatwerk
Wanneer Expo Service EU basisontwerpen, standpakketten of ontwerpvoorstellen aanbiedt, dienen deze als uitgangspunt voor verdere bespreking en uitwerking.
Afbeeldingen, 3D-visualisaties, renders en voorbeelden zijn indicatief. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Maatwerk, aanpassingen, extra opties of wijzigingen buiten de oorspronkelijke opdracht kunnen leiden tot meerkosten.
07. Wijzigingen in de opdracht
Wijzigingen in de opdracht dienen tijdig en schriftelijk te worden doorgegeven.
Wanneer een wijziging gevolgen heeft voor de prijs, planning, uitvoering, materiaalkeuze of inzet van personeel, zal Expo Service EU dit zo snel mogelijk communiceren.
Meerwerk wordt apart in rekening gebracht, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
08. Planning en deadlines
Expo Service EU spant zich in om afgesproken planningen en deadlines na te komen.
Een opgegeven planning of opleverdatum geldt niet als fatale termijn, tenzij dit schriftelijk uitdrukkelijk is afgesproken.
Vertraging door derden, beursorganisaties, locatiebeperkingen, transportproblemen, weersomstandigheden, overmacht of te laat aangeleverde informatie door de opdrachtgever komt niet voor rekening van Expo Service EU.
09. Locatie, toegang en beursregels
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van alle informatie over de beurslocatie, toegang, opbouwtijden, afbouwtijden, veiligheidsregels, standvoorschriften en technische eisen.
Eventuele kosten voor parkeerkaarten, toegangsbewijzen, badges, borg, vergunningen, elektra, heftruck, opslag, afvalverwerking of andere locatiekosten zijn voor rekening van de opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Wanneer Expo Service EU door ontbrekende toegang, onjuiste informatie of beperkingen op locatie extra tijd of kosten maakt, mogen deze kosten worden doorberekend aan de opdrachtgever.
10. Transport en logistiek
Wanneer transport of logistiek onderdeel is van de opdracht, worden afspraken hierover vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging.
Expo Service EU is niet aansprakelijk voor vertragingen die ontstaan door verkeerssituaties, wachttijden, douane, beurslocaties, laad- en lostijden, weersomstandigheden of andere omstandigheden buiten haar invloed.
Extra transportbewegingen, wachttijd, omrijden of aanvullende logistieke werkzaamheden kunnen apart in rekening worden gebracht.
11. Betaling
Facturen dienen te worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU mag voorafgaand aan de werkzaamheden een aanbetaling vragen.
Bij grotere projecten kan Expo Service EU werken met deelbetalingen, bijvoorbeeld een aanbetaling vooraf en een restantbetaling na oplevering.
Wanneer betaling uitblijft, mag Expo Service EU de werkzaamheden opschorten totdat betaling is ontvangen.
12. Te late betaling
Wanneer de opdrachtgever niet op tijd betaalt, is de opdrachtgever automatisch in verzuim na het verstrijken van de betalingstermijn.
Expo Service EU mag wettelijke rente en redelijke incassokosten in rekening brengen.
Alle kosten die Expo Service EU moet maken om betaling te verkrijgen, komen voor rekening van de opdrachtgever.
Expo Service EU is niet aansprakelijk voor vertragingen die ontstaan door verkeerssituaties, wachttijden, douane, beurslocaties, laad- en lostijden, weersomstandigheden of andere omstandigheden buiten haar invloed.
Extra transportbewegingen, wachttijd, omrijden of aanvullende logistieke werkzaamheden kunnen apart in rekening worden gebracht.
13. Annulering door opdrachtgever
Wanneer de opdrachtgever een opdracht annuleert, dient dit schriftelijk te gebeuren.
Bij annulering mag Expo Service EU reeds gemaakte kosten, ingekochte materialen, gereserveerde capaciteit, voorbereidende werkzaamheden en gemiste planningstijd in rekening brengen.
Voor projecten kan Expo Service EU de volgende annuleringskosten hanteren, tenzij schriftelijk anders is afgesproken:
- annulering meer dan 30 dagen voor uitvoering: gemaakte kosten en voorbereidingskosten
- annulering tussen 14 en 30 dagen voor uitvoering: 50% van het overeengekomen bedrag
- annulering minder dan 14 dagen voor uitvoering: 75% van het overeengekomen bedrag
- annulering minder dan 7 dagen voor uitvoering: 100% van het overeengekomen bedrag
14. Oplevering en controle
De opdrachtgever dient het geleverde werk bij oplevering of ingebruikname te controleren.
Eventuele gebreken of opmerkingen moeten zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur na oplevering, schriftelijk worden gemeld.
Wanneer de stand of het geleverde werk in gebruik wordt genomen, wordt dit gezien als acceptatie van de oplevering, tenzij er direct schriftelijk bezwaar is gemaakt.
15. Klachten
Klachten over werkzaamheden, facturen of geleverde diensten dienen schriftelijk en duidelijk omschreven te worden ingediend.
Een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te beoordelen en, indien redelijk, te herstellen.
16. Aansprakelijkheid
Expo Service EU is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aantoonbare tekortkoming van Expo Service EU.
Expo Service EU is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, omzetverlies, winstderving, gemiste beurskansen, reputatieschade of schade door vertraging.
De aansprakelijkheid van Expo Service EU is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd, met een maximum van het bedrag dat door de verzekering wordt uitgekeerd.
Expo Service EU is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onjuiste informatie, te laat aangeleverde gegevens, beslissingen van de opdrachtgever, derden, beursorganisaties of locatiebeheerders
17. Schade aan materialen en locatie
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van gehuurde, geleverde of geplaatste materialen.
Schade aan materialen, standonderdelen, meubels, apparatuur of locatievoorzieningen die ontstaat door gebruik, bezoekers, personeel van de opdrachtgever of derden, kan worden doorbelast aan de opdrachtgever.
Een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te beoordelen en, indien redelijk, te herstellen.
18. Overmacht
Expo Service EU is niet verplicht verplichtingen na te komen wanneer sprake is van overmacht.
Onder overmacht wordt onder andere verstaan: ziekte, ongeval, brand, storm, staking, transportproblemen, verkeershinder, overheidsmaatregelen, storingen, beurslocatiebeperkingen, leveringsproblemen, oorlog, pandemie of andere omstandigheden buiten de invloed van Expo Service EU.
Wanneer overmacht langer duurt dan redelijk is, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten blijven verschuldigd.
Een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te beoordelen en, indien redelijk, te herstellen.
19. Intellectueel eigendom
Alle ontwerpen, tekeningen, visuals, concepten, teksten, documenten, berekeningen en andere materialen die door Expo Service EU worden gemaakt, blijven eigendom van Expo Service EU, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
De opdrachtgever mag deze materialen alleen gebruiken voor het project waarvoor ze zijn gemaakt.
Het is niet toegestaan ontwerpen, tekeningen of concepten van Expo Service EU zonder toestemming te kopiëren, aan derden te verstrekken of door anderen te laten uitvoeren.
20. Foto’s en portfolio
Expo Service EU mag foto’s en beelden van uitgevoerde projecten gebruiken voor portfolio, website, social media en promotie, tenzij de opdrachtgever vooraf schriftelijk bezwaar maakt.
Expo Service EU houdt hierbij rekening met vertrouwelijke informatie en klantrelaties.
Een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te beoordelen en, indien redelijk, te herstellen.
21. Vertrouwelijkheid
Beide partijen gaan vertrouwelijk om met informatie die zij van elkaar ontvangen en waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat deze vertrouwelijk is.
Expo Service EU zal klantgegevens, projectinformatie en bedrijfsgevoelige informatie niet zonder reden delen met derden, behalve wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht.
Een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te beoordelen en, indien redelijk, te herstellen.
22. Privacy
Beide partijen gaan vertrouwelijk om met informatie die zij van elkaar ontvangen en waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat deze vertrouwelijk is.
Expo Service EU zal klantgegevens, projectinformatie en bedrijfsgevoelige informatie niet zonder reden delen met derden, behalve wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht.
Een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te beoordelen en, indien redelijk, te herstellen.
23. Toepasselijk recht
Op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van Expo Service EU is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij voorkeur eerst in overleg opgelost.
Wanneer overleg niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in
Expo Service EU zal klantgegevens, projectinformatie en bedrijfsgevoelige informatie niet zonder reden delen met derden, behalve wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht.
Een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Expo Service EU krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te beoordelen en, indien redelijk, te herstellen.
24. Slotbepaling
Wanneer een bepaling uit deze algemene voorwaarden ongeldig of niet uitvoerbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
In dat geval zullen partijen samen een nieuwe bepaling vaststellen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.